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Spanish phrases

Spanish phrases for emails and messages

Useful Spanish email and message phrases for polite, clear communication.

Quick answer

These Spanish phrases are useful for emails and messages. Learn the full phrase first, then adapt small parts such as names, times or places.

30 Spanish phrases for emails and messages

These phrases are designed for real-life use. Listen to the Spanish, then practice replacing details.

SpanishEnglish meaningContextExample
Hola, AnaUseful phrasePracticalHola, Ana.
Buenos díasUseful phrasePoliteBuenos días.
Estimado señorUseful phrasePoliteEstimado señor.
Estimada señoraUseful phrasePoliteEstimada señora.
Le escribo paraUseful phrasePoliteLe escribo para.
Quería preguntarleUseful phrasePracticalQuería preguntarle.
Gracias por su mensajeUseful phrasePracticalGracias por su mensaje.
Gracias por la informaciónUseful phrasePracticalGracias por la información.
Adjunto el documentoUseful phrasePracticalAdjunto el documento.
Quedo atentoUseful phraseCasualQuedo atento.
Quedo atentaUseful phrasePoliteQuedo atenta.
¿Podría confirmarlo?Useful phrasePolite¿Podría confirmarlo?
Disculpe la demoraUseful phrasePracticalDisculpe la demora.
Perdón por responder tardeUseful phrasePolitePerdón por responder tarde.
Espero que esté bienUseful phraseCasualEspero que esté bien.
Espero tu respuestaUseful phrasePracticalEspero tu respuesta.
Espero su respuestaUseful phrasePracticalEspero su respuesta.
Un saludoUseful phrasePoliteUn saludo.
Saludos cordialesUseful phrasePracticalSaludos cordiales.
Muchas graciasUseful phraseCasualMuchas gracias.
Nos vemos mañanaUseful phrasePracticalNos vemos mañana.
Te escribo luegoUseful phrasePoliteTe escribo luego.
¿Puedes revisarlo?Useful phrasePractical¿Puedes revisarlo?
¿Puede revisarlo?Useful phrasePolite¿Puede revisarlo?
Cuando tengas un momentoUseful phrasePoliteCuando tengas un momento.
Cuando tenga un momentoUseful phrasePoliteCuando tenga un momento.
Confirmo la reuniónUseful phrasePracticalConfirmo la reunión.
Necesito más informaciónUseful phrasePracticalNecesito más información.
No hay problemaUseful phrasePracticalNo hay problema.
Gracias de antemanoUseful phraseCasualGracias de antemano.

Common mistakes to avoid

  • Speaking too fastUse fewer words and pronounce clearly.
  • Using informal phrases with strangersWhen unsure, choose “por favor”, “disculpe” and usted forms.

Situation practice

Say three sentences aloud using one Spanish expression from this page. Then replace one word to make the sentence personal.

  1. Read the Spanish example slowly.
  2. Repeat it without looking at the English meaning.
  3. Change the person, time or place.

FAQ

Are these phrases formal or informal?

The table includes context notes. When in doubt, choose the more polite version.

Should I pronounce every word exactly?

Aim for clear pronunciation first. Use the Listen buttons to hear the Spanish expression.

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